Arbeiten Sie gerne strukturiert, selbständig, aber trotzdem gerne im Team? Sie kommunizieren gerne, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und lassen sich nicht aus der Ruhe bringen? Dann werden Sie Mitarbeiter im Team Reklamationswesen unserer Quality Unit. Bei dieser Stelle erwartet Sie eine Mischung aus vielseitigen administrativen Aufgaben gepaart mit pharmazeutischem Wissen. Zusammen mit 2 weiteren Kolleginnen sind Sie insbesondere für die Bearbeitung von pharmazeutisch-technischen Reklamationen, die größtenteils von Apotheken eingehen, und anderen Kundenrückmeldungen zuständig.
- Dabei beginnt ihr Arbeitstag jeden Morgen damit, die per Mail, Post oder Telefon eingehenden Reklamationen in der elektronischen Datenbank (Trackwise Digital®) durch Eintrag in die Eingabemaske zu erfassen.
- Im nächsten Schritt überprüfen Sie dann die eingesandten Reklamationsmuster. Sie schauen, ob die dazugehörige Reklamation bereits in der Datenbank erfasst wurde und prüfen, ob die Beanstandung nachvollziehbar ist: Zeigt das eingesendete Muster wirklich den beschriebenen Qualitätsmangel (bspw. der Deckel der Flasche schließt nicht richtig oder es gibt sichtbare Verunreinigungen in einer eigentlich klaren Flüssigkeit)? Sind noch andere Auffälligkeiten erkennbar? Sie lernen dabei die verschiedenen Reklamationen hinsichtlich ihres Schweregrades einzuschätzen und sind dabei im engen Austausch mit dem Vorgesetzten. Manchmal gehört auch eine E-Mail oder ein Anruf bei der Apotheke dazu, die die Reklamation veranlasst hat, um den Sachverhalt abzuklären. Dieser Kontakt ist nicht nur für die erfolgreiche Bearbeitung der Reklamation hilfreich, sondern auch um die Kundenzufriedenheit sicher- und das Vertrauen zum Kunden herzustellen. Das ist uns besonders wichtig.
- Sie kommunizieren mit den Herstellern der Arzneimittel im In- und Ausland zur weiteren Abklärung der Reklamationen. Die Kommunikation erfolgt fast ausschließlich per Mail und größtenteils in Englisch. Dabei werden Sie durch Textbausteine, künstliche Intelligenz und natürlich auch immer von Ihren Kollegen unterstützt, wenn Sie mal nicht gleich die richtigen Worte finden.
- Nach abgeschlossener Bearbeitung der Reklamation erstellen Sie die Stellungnahmen an den Kunden und ggf. eingeschalteten Behörden.
- Sie erstellen Excel-Auswertungen zu den Reklamationen, um sich einen Überblick über bestimmte Fragestellungen zu beschaffen, bspw. welche Lohnhersteller sind am meisten betroffen oder welches Problem tritt am häufigsten auf.
- Sie unterstützen den Stufenplanbeauftragten bei verschiedenen Aktionen bspw. bei Chargenrückrufen, indem Sie u.a. die Rücksendung der Arzneimittel koordinieren oder Protokolle anfertigen.
- Im Rahmen unserer Aktivitäten zur Fälschungssicherheit der Arzneimittel schauen Sie sich die täglich eingehenden Meldungen an und führen eine Prüfung durch, um zu erkennen, ob es sich bspw. nur um einen Übertragungsfehler von der Apotheke handelt oder ob tatsächlich eine Fälschung vorliegt und Handlungsbedarf besteht (Alert-Management).
- Darüber hinaus helfen Sie bei der Überwachung unserer Arzneimittel im Rahmen unseres Stabilitätswesens: Sie überprüfen die eingehenden Prüfergebnisse bzgl. ihrer Übereinstimmung mit den Sollwerten und übertragen diese in firmeninterne Übersichten.
Tägliche Absprachen mit den Kollegen helfen Ihnen, die Arbeiten für den Tag zu priorisieren und wenn notwendig, den Rat oder die Unterstützung der Kollegen einzuholen. Jeder im Team arbeitet selbständig seine Aufgaben im Tagesgeschäft ab. Dabei bleiben Sie aber ständig mit den Kollegen im Austausch und helfen sich gegenseitig. Auf diese Weise können Sie nicht nur alle auftretenden Fragestellungen schnell klären, sondern auch den Prozess vorantreiben und verbessern.
Für viele Aufgaben sind Kenntnisse aus dem Pharmaumfeld natürlich hilfreich und erleichtern die Einarbeitung. Aber keine Sorge, auch wenn Sie noch keine Vorkenntnisse mitbringen sollten, das Fachvokabular eignen Sie sich mit der Zeit an und die Kollegen helfen Ihnen gerne, sich schnell zurechtzufinden.